N大学物业公司文档管理办法为进一步规范公司文件档案管理工作,提高文档管理水平,逐步实现公司文档管理工作的规范化、制度化、科学化,结合工作实际,特制定本办法。
一、本办法所指的文件档案为:1.学校下发的相关文件、通知、公告等文档;2.公司形成的各种规章制度、报告、通知、纪要等文档;3.类文档及各部门搜集汇总的有保存价值的各类业务资料等文档。
二、文件档案管理办法
(一)立卷归档1.各类文档以签署或者下发日期按顺序进行分类、编号、统计、归档和管理。
2. 学校类文档:编号规则为学校首字母-部门首字母-文件签署 份(六位)-顺序号。
学校下发的原文件,直接根据类别进行编号登记归档,根据学校相关文件要求形成的报告等文档需留存副本至公司类文件进行归档,电子版文档需转化成纸质性文档后进行编号登记归档。
3. 公司类文档:编号规则为公司首字母-所属类别首字母-签署 份(六位)-顺序号(三位)。
所属类别即指规章制度类、人事类、合同类、物资设备类、财务类等,纸质文档和电子文档根据编号规则同步进行编号登记归档。
4. 公司各部门文档:编号规则为公司部门首字母-签署 份(六位)-顺序号(三位)。
各部门需要移交的文档必须到办公室进行移交备案,移交的文档须保证完整、层次分明,文档移交时,须当面填写移交清单并签字认可后方完成交接手续。
5.归档文件材料应完整齐全,质地优良,格式规范,文字清楚,手续完备且具有保存价值。
(二)文档管理1.办公室指定专人负责文档分类、编号、鉴定、立卷、归档、排架和保存管理,要以原始记录为依据,编制文档存放清单,以有效开展文档的查询、利用工作。
2. 文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保文档的安全。
3. 任何人不得擅自将存档文件对外公开,做好文档安全保密工作。
4. 未经公司授权,其他任何组织或者个人无权公布涉及公司秘密、涉及个人隐私的、规定利用的公司档案材料内容。
(三)文档查阅1.公司职工查阅利用档案,须经主管领导批准,并说明查阅目的,办理查阅登记。
公司档案原则上不外借,如必须借出,须经主管部门领导批准并及时归还。
2. 外单位查阅利用档案,应持单位介绍信、身份证、经公司总经理批准后查阅。
3. 凡需从档案中取证或办理公证,必须由办公室办理。
4. 利用者须对档案的安全、完整负责,违反查阅规定的要追究责任。
本办法由公司办公室负责解释。
本办法自颁布之日起执行。